フリーランスWebデザイナーのタスク管理術7選

2024-01-182024-03-09

こんにちは！ゆいです！
今回は、「フリーランスWebデザイナーのタスク管理術」をお伝えします。

Webデザイナーに限らず、フリーランスって全部を自分でやらないといけないので、自分なりのタスク管理術は不可欠！

何も対応策を講じないでおくと、どんどんタスクが溜まってしまい、パンクしてしまいます。
時間に追われてしまうと、仕事の質が低下してしまうので、お客様からクレームの嵐になってしまうことも。

ゆい

じ、地獄………

タスク管理の方法は、人によって全然違うので、「これは良さそう！」と思うものがあったらぜひ取り入れてみてくださいね！

今回のタスク管理術は、1人で自分のタスクを管理するためのものです。
チームでのタスク管理ではありません。

この記事はこんな人にオススメ

忙しさを何とかしたいと思っているフリーランスの人
時間の余裕を持ちたいフリーランスの人
仕事もプライベートも健康も美容も全部大事にしたいと思っているフリーランスの人
フリーランスWebデザイナーに興味がある人
フリーランスに興味がある人

フリーランスWebデザイナーの私の仕事内容とプライベート

私のお仕事は、「Web制作などのクリエイティブなもの」から、「ディレクション」や「マーケティングコンサル」、他にも「Webデザイン（Web制作）スクールの運営」、「ブログやインスタグラム4アカウント、Twitter、YouTubeなどのメディア運営」、「経営管理」、「夫の仕事のサポート」など、盛りだくさんかなと思います。

0からのWebサイト制作プロジェクト6つを同時に回していたこともあります。

基本的には自宅で仕事をすることが多いですが、たまにカフェなど外で仕事をすることもあります。

私は夫とふたり暮らしで、夫はスタートアップの経営者で家事は一切しない（できない）ので、2人分の家事をしています。

趣味は読書をすることで、年間200冊の本を読んでいます。
アニメや漫画もよく見ています。

また、定期的にヨガ教室や温泉（スパ）、カフェ巡り、旅行などにも行っています。

これだけ書くと「なんかすごい色々やっている人・頑張っている人」みたいですが、私が最も大切にしているのは「健康（美容）」なので「頑張らないこと」や「無理しないこと」「1日を楽しく過ごすこと」を意識しています。

ゆい

ゆったり過ごすのが大好き！

フリーランスのタスク管理のコツ

1. 明日できることは明日する

くま

え！どういうこと？

ゆい

出てきたタスクにすぐに飛びつかないようにしよう！ってこと！

何も考えずに仕事をしていると、タスクが次々に降ってきて、タスクに埋もれてしまうことに。
そして、「手をつけようと思っていた仕事」がないがしろにされてしまうことに。。。

日々降ってくるタスクとしては、メールやチャット連絡、電話連絡、ミーティング依頼、修正対応、資料作成、掃除など。
「すぐやる必要がありそうな仕事」はいくらでも沸いてきます。

そしてそのたびに集中力が途切れ、本当に必要な仕事に集中することができず、仕事が終わらない…なんて事態になります。
そして、企画やデザインなどのクオリティが下がってしまう原因になったりします。

ゆい

一生懸命やってるのに成果が出ない、なんてツライことになる………

案外、すぐやらないといけない仕事なんて少ないものです。

くま

え！そうなの？！

すぐやらないといけない仕事の例としては、下記のようなものがあります。

「子どもの体調が悪いので迎えにきてください」と保育園から連絡があった→今すぐ迎えに行く
窓から煙が入ってきていて、火災警報も鳴っている→今すぐ逃げる
パソコンが故障してしまった→仕事にならないので今すぐ修理する
午後のミーティングの準備に追われていたところへ、クライアントから「問題が発生した」と午前中に電話があった→問題に取り組むのではなく、今すぐ現状を把握・理解し、ミーティングを調整するなどの対応をする
電話でクライアントからのお問い合わせがあった→すぐに答えられそうならすぐに答え（その方が早くタスク完了できる）、長引きそうなら緊急度によって時間や日を改める
孫正義さんから「会って話がしたい」とお問い合わせがあった→すぐに飛行機で会いにいく

くま

全部、本当にすぐにやらないとマズイことばかり！

ゆい

どれも「すぐやるべき」明確な理由と「すぐやらなかった場合の」致命傷があることが特徴です

急に何かタスクが入ったときは、まずは、

「本当にすぐにやらないといけない仕事なのかな‥？」

と自分に問いかけましょう。

すぐにそのタスクに手をつけるのではなく、「自分に問う」時間を作ってください。

そして、そのタスクを「すぐやる仕事」「今日中にやる仕事」「明日（以降）にやる仕事」に分けてください。

デフォルトは「明日（以降）にやる仕事」です。

ゆい

新しいタスクが生まれたら、「タスクを分類する余白」を設けることが大事です！

くま

でも、その咄嗟に入ったタスクを忘れないか不安…

ゆい

忘れないようにメモすることを習慣づけると、安心して今やるべきタスクに取り組めるようになるよ

ゆい

タスクに振り回されることがなくなって、仕事の質が上がる！

2. やらないことを決める

やることリストを作る前に、やらないことリストを作りましょう。
そうすると、時間と気持ちに余裕が生まれます。

やらないことリストの基準は「これをやらなくても困らなさそう」と思ったものや、「これはやらなくても大丈夫かな？」と迷ったことは、やらないことリストに入れてしまって大丈夫です！

ゆい

やらないことリストはどんどん増やしていこう！

私の場合は、下記はやらないと決めています。

毎日の掃除や洗濯
洗濯物を畳む
ごはんを食べているときに仕事をする
タスク管理アプリを使ってのタスク管理
計画した仕事が完了していないのに他のことをする
メールの処理に30分以上の時間をかける
受信後1時間以内の即レス（連絡チェックの時間を前もって決めておく）
納期があまりにも短すぎる案件
朝イチのミーティング
20時以降のミーティング
仕事中必要がないときにスマホを目の前に置いておく
目的のない交流会への参加

ゆい

やらないことリストを書き留めておくのはオススメ！

ゆい

タスク管理アプリを使わない理由は、アナログで書くのが好きなのと、「タスク管理アプリを使う」タスクを発生させないためです
タスク管理には極力時間をかけないのがポイント

ただし、チームでプロジェクトのタスクを管理する場合は、ツールが便利だと思います。
私もプロジェクトのタスク管理はスプレッドシートなどのツールを使うようにしています。

3. 朝イチに最も大事な仕事をする

人が最も集中できるのは、仕事始めの時間帯です。

そのため、この時間に最も大切な仕事をするのが効率が良く、仕事の質が上がります。

「何が最も大事な仕事なのか」「その日の朝イチにどの仕事に取り組むのか」は前日までに決めておきましょう。

そして、「最も大事」と決めた仕事はその日のうちに何としても終わらせましょう。
尚、「その日の最も大事な仕事」と決めるのは1つだけです！

ゆい

「最も大事な仕事」だけは必ずその日に終わらせる！
他は明日以降でもOKです！

くま

自分で決めたことができるとなんか自信にもなるね

4. 曜日ごとに何を優先させるのかを決めておく

月〜日までどの種類の仕事を優先するかをあらかじめ決めておくと、「明日は何をしようかな？」「今日は何をしようかな？」と悩む時間がなくなり、確実に仕事を前に進めることができるのでオススメです。

くま

「何をやろうか」悩むと思考も行動も止まっちゃうよね

私の場合は、下記のように定めています。

月曜日：制作案件
火曜日：スクール準備
水曜日：インスタ発信
木曜日：ブログ発信
金曜日：調整日
土曜日（午前中）：各種分析・情報収集
日曜日（午前中）：今週の振り返りをし、翌週の予定と目標を立てる

私は曜日ごとに何の仕事を優先させるのかを決めたことで、後回しになりがちなブログやSNSの発信などに取り組みやすくなりました。

ゆい

人は緊急度が高い仕事をどうしても優先的にやりがちなので、緊急度が低い仕事からあえてやるのも手です！

また曜日ごとにやることとは別で、毎日やることは「毎日のタスク」として定め、取り組む時間やタイミングを決めておきましょう。
たとえば、「メールやチャットへの返信」「机を整理する」「使ったものを元に戻す」「書類の整理」などです。

毎日のタスクと取り組む時間やタイミングを決めておくことで、「日常業務をする時間がなくなる」ということは恐らくなくなるはずです。

ポイントは「前もって決められることは決めておく」こと！

5. マルチタスクはやめる

どんなときでも大切にしたいものが「集中力」！

マルチタスクは集中力を低下させます。

集中力が高くて、複数の仕事をこなしている人って、マルチタスクで仕事をしているのではなく、「シングルタスクを高速で回している」んですよね。
一つのことに集中して、できたら次に進んでいる。
だから集中力もめちゃくちゃ高い。

1つの仕事に集中することで、仕事を効率アップさせることができます。

集中力を守るための工夫

通知は全部オフ（電話以外）
集中ゾーンに入りたいときはスマホを見えないところにしまっておく
部屋にこもる
時間を計る
今使うもの以外は目の前から全部片付ける
基本的に無音
計画した仕事が完了するまで他のことをしない

6. 終わりを決める

タスクにかける時間や、休憩時間、仕事終わりの時間を決めておくと、締め切り効果が働いて集中力が上がります。

タスクにかかる時間は余裕を持って設定しましょう。

休憩は疲れる前に取るのが鉄則！

「何となく区切りの良いところまで仕事をして、休憩を取る」だと、休憩後に仕事に取り掛かるまでの腰が重くなってしまいますし、何より疲れてしまいます。

くま

休憩も大事‥‥

ポモロード・テクニックを使うのもオススメです。

ポモドーロ・テクニックとは

集中する時間と休憩時間を繰り返すことで、仕事のペースを生み出す時間管理術のことです。
やり方は以下の通りです。

タイマーを25分に設定して作業を開始する
タイマーが鳴ったら、5分間の休憩をとる
4～5回に1回、30分くらいの長めの休憩をとる

リラックスする時間を減らすと、集中力が低下し、仕事の効率が下がってしまって、いいことはないので、必ず休憩の時間は取りましょう。
お昼ごはんの時間も抜かずに、お昼休憩を入れることをお勧めします。

ゆい

終わりの時間だけじゃなく、終わりの時間までにやるタスクももちろん決めておきましょう！

7. タスクは極限まで分解する

タスクは極限まで分解すると、仕事に取り組みやすくなり、充実感も感じやすくなります。

タスクにかかる時間も予測しやすくなり、計画も立てやすくなるので、タスク管理もやりやすくなります。

また「これ以上分けられないところまで」分解し続けると、タスクが具体的になり、作業に取り組みやすくなります。

「ウェブサイトをリニューアルする」場合

・ウェブサイトをリニューアルする
↓
・クリエイティブなブレインストーミングを行う
・市場調査/競合調査をする
・デザインのガイドラインを決める
・コンテンツを作成する
・ロゴデザインをリニューアルする
・新しい写真を追加する
↓
・プロジェクトメンバーを決定する
・市場調査/競合調査の方法を決める
・ブランドカラーを選択する
・ワイヤーフレームデザインを作成する
・インタビューを行う
・コピーやテキストを作成する
・写真撮影のスケジュールを設定する
・写真のサイズ変更・編集を行う　等

「ウェブサイトをリニューアルする」というところから、下に行くにつれてだいぶタスクが明確になりました。

もっとタスクを分解することもできますが、このように分解していくと取り組むことが見えてきます。

ゆい

タスクは細かく分解しよう！